W nyskim urzędzie wprowadzane są innowacyjne rozwiązania informatyczne. Na czym polegają?
Na dzień dzisiejszy wszystkie systemy programowe wykorzystywane w urzędzie miejskim w Nysie, opierają swoje działanie na ponad trzydziestu zintegrowanych lub działających niezależnie bazach danych. W zeszłym roku rozpoczęliśmy wdrożenie infrastruktury klastra serwerów i macierzy dyskowej spiętych siecią światłowodową. Pozwoliło to na optymalne wykorzystanie sprzętu serwerowego oraz podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych przetwarzanych w urzędzie. Obecnie jesteśmy na etapie rozbudowy infrastruktury o system centralnego zabezpieczenia danych w oparciu o bibliotekę taśmową oraz wdrożenie usługi katalogowej integrującej zasoby blisko 170 stanowisk komputerowych użytkowanych w urzędzie.
Jako, że technologie pamięci masowych oraz wirtualizacji zasobów serwerowych są obecnie wiodącymi rozwiązaniami w obszarze IT, wdrożenie ich plasuje nas w czołówce najbardziej nowoczesnych samorządów w kraju – pod względem posiadanej infrastruktury informatycznej.
W kontekście innowacyjnych rozwiązań, nie sposób nie wspomnieć o innych przedsięwzięciach prowadzonych przez Biuro Informatyki – m.in. o pracach związanych z projektem „Budowy miejskiej szerokopasmowej sieci teleinformatycznej na potrzeby monitoringu miejskiego oraz mobilnego dostępu do Internetu”.
Czy wprowadzane systemy usprawnią pracę i obsługę mieszkańców?
Równolegle do rozbudowy sprzętu serwerowego prowadzimy prace nad wdrożeniem Zintegrowanego Systemu Informatycznego firmy Sygnity S.A. W obecnych czasach nie sposób wyobrazić sobie funkcjonowanie urzędu bez takiego systemu. Rozpoczęcie na przełomie 2007 i 2008 roku prac wdrożeniowych wynikało z konieczności wymiany przestarzałego technologicznie i funkcjonalnie oprogramowania, użytkowanego w UM od początku lat 90 ubiegłego wieku.
Wdrażany ZSI wspomaga pracę wydziałów Urzędu w zakresie m.in.: wymiaru i windykacji podatków od nieruchomości, rolnego i leśnego oraz od środków transportu, gospodarki nieruchomościami, obszaru finansowo - księgowego, planowania budżetu, kadrowo – płacowego, gospodarki magazynowej, ewidencji ludności, działalności gospodarczej, pozwoleń na sprzedaż alkoholu, zezwoleń na zarobkowy przewóz osób.
W trakcie wdrożenia przeprowadzono szereg szkoleń (ponad 70 dni szkoleniowych) dla pracowników poszczególnych wydziałów. Przeprowadzona została migracja niezbędnych danych ze starego systemu - zakres przenoszonych danych obejmował m.in. dane ewidencyjne i podatkowe. Nowy system wymagał uzupełnienia o dane, które urząd posiadał wyłącznie w postaci papierowej dokumentacji. W celu ich przepisania powołana została grupa pracowników odpowiedzialnych za uporządkowanie i wprowadzenie danych.
Już teraz możemy stwierdzić, że wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego pozwoliło uporządkować obszary działania urzędu, w których informatyka nie była do tej pory wykorzystywana.
Dla klienta urzędu najbardziej wyraźnymi sygnałami zmian były m.in.: utworzenie centralnego punktu likwidatury współpracującego z kasami, jak również nowa bardziej przejrzysta forma decyzji wymiarowych podatku od nieruchomości. Obecnie w nyskim urzędzie nie ma wydziału czy biura, w którym Zintegrowany System Informatyczny nie byłby wykorzystywany.
W obecnym kształcie system stanowi podstawę do rozbudowy o nowe możliwości związane m.in. z tzw. usługami „elektronicznego urzędu”, pozwalającymi w przyszłości na zdalne załatwianie spraw urzędowych, np. przez Internet.
Z jakimi trudnościami spotykacie się Państwo przy wdrażaniu nowych systemów?
Patrząc obiektywnie wdrożenie tak rozbudowanego systemu to duże obciążenie dla pracowników. Z uwagi na charakter pracy w urzędzie nie jest możliwe wyłączne starego systemu i uruchomienie nowego z dnia na dzień. Praca w wielu wydziałach wymaga dostępu do danych archiwalnych. Pracownicy, ucząc się działania we wdrażanym systemie, jednocześnie wykorzystują informacje zawarte w sukcesywnie wycofywanym.
Wdrożenie wymusiło też zmianę przyzwyczajeń pracowników, wynikających z wieloletniej pracy w oparciu o utarte ścieżki. Zmusiło to pracowników do większej elastyczności i otwarcia na nowe technologie. Jest to szczególnie cenne w kontekście zapowiadanych zmian przepisów, nakładających na samorządy kolejne obowiązki, związane z promowaną przez Unię Europejską ideą „budowy społeczeństwa informacyjnego”.
Od wielu lat nyski urząd prowadzi spójną i konsekwentną politykę informatyzacji. Z roku na rok pojawiają się kolejne zadania w budżecie gminy z wiązane z rozbudową infrastruktury informatycznej. Inwestujemy w wiedzę oraz nowe technologie. Cel mamy wyznaczony - otwarcie urzędu miejskiego na klienta dzięki wykorzystaniu Internetu oraz podpisu elektronicznego.
W obecnych czasach „informatyka” stanowi centralny punkt funkcjonowania każdej instytucji. Bez systemów informatycznych i wykwalifikowanych specjalistów z tej branży nie sposób wyobrazić sobie sprawnego urzędu, gdzie bezpieczeństwo i integralność przetwarzanych danych mają kluczowe znaczenie.
Dziękuję za rozmowę.
